Контроль работы персонала: получить готовые отчёты в 2 клика?

Содержание

Самые эффективные способы контроля работы сотрудников

Контроль работы персонала: получить готовые отчёты в 2 клика?

Любой руководитель хочет знать, что происходит в его предприятии.

Он заинтересован в том, чтобы сотрудники следовали нормам трудовой дисциплины, целям организации, добросовестно выполняли свои обязанности, качественно обслуживали клиентов, не совершали нарушений и хищений, ошибок и злонамеренных действий, которые смогут повредить достижению целей организации. Для того, чтобы следить за этим, в современном деловом мире широко внедряются разнообразные методы контроля. Это не удивительно, ведь контроль — это одна из пяти основных функций менеджмента. С помощью контроля предприниматели и руководители борются с неопределенностью ситуации: результаты контроля помогают эффективно учитывать факторы внешней среды и влиять на внутреннюю среду предприятия, а также не допускать кризисных ситуаций.

Кроме того, имеются законодательные требования, которые зависят от сферы, в которой работает организация. Основные требования касаются выполнения трудового и налогового законодательства.

Но есть и специальные требования, которые относятся к финансовым организациям, объектам критической инфраструктуры, особо охраняемым объектам и т. д.

Руководители не могут оставить на самотек обеспечение соответствию законодательству, и внедряют методы контроля, которые помогают его обеспечить.

Контроль имеет и мотивационное значение.

Добросовестные сотрудники, видя внимание к результатам своего труда, получают стимул к их улучшению, недобросовестные, видя, что нарушения не остаются безнаказанными, стараются быть более внимательными и ответственными. А организация заинтересована в том, чтобы в ней работало больше добросовестных сотрудников, а недобросовестных не было совсем.

Целями контроля могут быть:

  • Обеспечение выполнения планов в установленные сроки;
  • Выявление несоответствий, слабых мест, отставаний;
  • Обеспечение согласованности работы подразделений;
  • Достижение нужного уровня качества;
  • Недопущение не целевого расходования ресурсов организации;
  • Своевременное обнаружение неправильных или вредных действий, хищений, утечек;
  • Наблюдение за внутренними процессами в организации;
  • Обеспечение выполнения законодательных нормативов;
  • Соответствие стандартам, принятым на предприятии;
  • Обеспечение трудовой, финансовой дисциплины;
  • Обеспечение выполнения требований политики безопасности;
  • Сохранение работоспособности организации;
  • Обеспечение рационального распределения функций между сотрудниками и подразделениями и пр.

В сущности, контроль сводится к двум целям: не допускать непродуктивных действий и добиться совершения продуктивных. Если рассматривать внутреннюю среду организации, то к непродуктивным действиям мы можем отнести как невыполнение сотрудниками своих обязанностей, так и совершение ими поступков, которые могут причинить ущерб организации. Целью контроля во втором случае является обнаружение вредных действий до того, как они получили развитие и нанесли вред достижению целей предприятия.

Есть несколько способов контролировать сотрудников, основные из которых — словесный, документальный и технический.

К словесным способам относятся разнообразные обсуждения состояния дел между начальником и подчиненным: начиная с вопросов «Как обстоят дела с той или иной задачей?» до разнообразных планерок, совещаний, собраний и других форм, принятых в организациях.

Но, как правило, словесный контроль достаточен только как промежуточная мера, он является дополнительным к документальному — разнообразным отчетам, сводным таблицам, диаграммам. В сущности, словесный отчет всегда требует документального подтверждения.

Однако не следует увлекаться отчетами, их составление не должно занимать существенную часть рабочего времени сотрудников. Да и руководителям сложно воспринимать многостраничные документы. Здесь нужно руководствоваться принципом необходимости и достаточности.

Организации внедряют разнообразные дополнительные инструменты контроля, которые помогают видеть общую картину: «тайный покупатель», соревнования между подразделениями, прослушивание звонков, мотивационная доска, аттестация и пр.

О технических способах контроля сотрудников:

CRM-системы  — распространенный вариант для организаций, который фиксирует распределение задач, их выполнение, совместную работу над проектами и пр. Некоторые CRM-системы фиксируют выполнение некоторых KPI (количество звонков, отправленных писем, встреч), приход и уход сотрудников, сохраняет запись звонков.

Но часто выполнение задач отображается так, как его заносит сотрудник, и не отображается распределение рабочего времени, количество перерывов, нецелевое использование рабочего времени. К плюсам этого решения можно отнести тот факт, что определенная статистика аккумулируется программой без участия сотрудника. Иногда CRM интегрируются с программами бухучета.

, тогда они становятся еще более информативными.

наблюдение — дорогой и технически сложный инструмент, но необходимый в тех случаях, когда речь идет о сохранности материальных ценностей. К минусам его относится тот факт, что не всегда бывает легко найти нужный эпизод на записи, да и возможности хранения видеозаписей у компаний ограничены.

Системы контроля доступа и биометрические терминалы являются автоматическими контрольными системами, которые препятствуют прохождению посторонних и фиксируют передвижение каждого сотрудника по территории предприятия. В их функции входит блокирование для определенных категорий сотрудников входа в зоны ограниченного доступа.

GPS позволяют мониторить нахождение удаленных сотрудников: водителей, экспедиторов, курьеров, иногда торговых представителей. Для этого они обязаны носить с собой специальные трекеры или планшеты.

Это эффективные системы для организаций, сфера деятельности которых связана с доставкой и перевозками, обслуживанием клиентов на определенной территории.

Они позволяют контролировать расход топлива, целевое использование транспортных средств, маршруты передвижения сотрудников и пр.

Системы мониторинга действий пользователей и событий системы — универсальный инструмент, позволяющий сочетать функции некоторых других систем контроля и интегрироваться с ними.

Эти системы в состоянии не только фиксировать приход и уход сотрудников, но и детализировать, в каких программах работал сотрудник, какие сайты посещал, с какими файлами работал. В случае необходимости такие системы могут вести видеозапись рабочего стола и осуществлять полный контроль работы сотрудников.

Такой подход позволяет не только контролировать производственную дисциплину, но и обеспечивать внутреннюю информационную безопасность. Собранная информация выгружается в виде разнообразных отчетов.

К таким системам относится программный комплекс StaffCop Enterprise. Одна из его основных функций — мониторинг действий сотрудников за рабочими компьютерами: сетевой активности, трудовой дисциплины, работы в офисных программах. Это хороший помощник топ-менеджмента, линейных руководителей, HR-подразделения, службы безопасности.

Программа контролирует трудовую дисциплину в организации: фиксирует не только нахождение сотрудников на рабочем месте, но и его активность (движения мышкой, нажатие клавиш на клавиатуре).

В результате в системе StaffCop формируется отчет, который содержит время прихода и ухода каждого сотрудника, время перерыва, простои, опоздания и переработки, активное время, проведенное за компьютером.

Можно выявить самых дисциплинированных и самых недисциплинированных сотрудников.

Модуль «Контроль сетевой активности» собирает полную информацию о действиях пользователей в сети.

При настройке программы все программные приложения и наиболее посещаемые сайты маркируются как продуктивные и непродуктивные, соответственно, собирается статистика продуктивности сотрудников на рабочих местах.

Данные можно группировать по отделам и подразделениям. Можно вывести отчет о наиболее посещаемых сайтах, заблокировать посещение определенных сетевых ресурсов. Блокировки могут быть индивидуальные и групповые.

В комплексе StaffCop имеется модуль «Файловый контроль», который собирает информацию о работе сотрудников с файлами. В обычном режиме программа снимает теневые копии с файлов, пересекающих контур информационной безопасности: отправляемых по почте, закачиваемых на интернет-ресурсы и копируемых на съёмные носители. Для конфиденциальной информации доступна функция «Особый контроль».

Файлы, подлежащие особому контролю, помечаются цифровой меткой, и после этого фиксируются все операции с ними: открытие, изменение, копирование, перемещение, вывод на печать, при этом указывается, кто и когда совершил операцию. Для файлов с цифровыми метками доступна функция блокировки, не допускающая совершать с ними определенные действия, например, отправление по почте или изменение.

StaffCop также позволяет контролировать выполнение сотрудниками KPI, переписку, вывод файлов на печать, формирует скриншоты и на их основе ведет запись видео рабочего стола. В случае совершения сотрудниками неправомочных действий программа формирует оповещение.

На основании всей собранной информации в системе формируются отчеты и диаграммы, которые выдают статистику в удобной для восприятия форме и в короткие сроки. Руководитель или сотрудник HR-подразделения может сам задавать форму отчета, исходя из своих задач. Возможна интеграция программы с CRM и другими средствами управленческой автоматизации.

Система работает в скрытом режиме: пользователь не видит ее работу. Но в целях соблюдения этических норм и трудового законодательства необходимо поставить сотрудников в известность, что их действия могут контролироваться.

И, конечно, для эффективного функционирования системы контроля сотрудники должны понимать, что придется нести ответственность за нарушения трудовой дисциплины и другие неблаговидные действия.

Они будут более терпимо относиться к контролю, если будут видеть, что его последствия — не только штрафы и наказания, но и поощрения за хорошие результаты, более разумные бизнес-процессы и т. д.

Контроль сотрудников эффективен только тогда, когда он функционирует не эпизодически, а постоянно. С помощью программного комплекса StaffCop вы можете быть уверены, что контрольная функция выполняется.

Источник: https://www.staffcop.ru/blog/samye-effektivnye-sposoby-kontrolya-raboty-sotrudnikov

Контроль персонала — как за всем уследить

Контроль работы персонала: получить готовые отчёты в 2 клика?

Контроль работы персонала все воспринимают по-разному: как правило, работники выступают против, считают это шпионажем и вмешательством в личную жизнь.

Руководители обычно «за», но подходят к этому процессу по-разному.

Кто-то ставит камеры в кабинетах, фильтры на компьютеры и турникеты на входе, а кто-то загружает сотрудников отчетами, пояснительными записками и проводит частые совещания.

Не все руководители считают, что контроль нужен. Некоторые предпочитают спрашивать только результат. Но на практике лучшего результата можно достичь, если умеренно контролировать работу персонала, не превращая это в слежку, и оценивая готовый результат.

Зачем нужно контролировать работу персонала

Везде, где ставятся задачи, нужно контролировать их выполнение. Не все сотрудники отличаются хоть какой-нибудь мотивацией и высоким уровнем ответственности.

Есть те, которые хотят схалтурить и закончить поскорее. Тогда результат работы будет плачевным.

Чем сложнее иерархия и разветвленней оргструктура, тем вероятнее, что работники внизу будут работать не так, как задумали начальники сверху.

Контролировать только результат и не обращать внимания на способы его достижения, неправильно. В следующий раз, когда результат вас не устроит, будет сложнее докопаться до причин провала.

Контроль деятельности персонала помогает обнаружить причины невыполнения планов:

  • низкая квалификация работников;
  • отсутствие мотивации;
  • персонал перегружен задачами;
  • плохая координация работы отделов;
  • изначально поставлены невозможные задачи.

Если вовремя обнаружить проблему, есть возможность исправить ситуацию. Например, провести обучение работников, пересмотреть планы, по-другому распределить задачи. Тогда еще на этапе достижения цели можно спрогнозировать провал и его избежать.

Организация контроля персонала: что нужно делать

1. Проводить собрания и планерки. Суть таких совещаний в том, чтобы держать сотрудников в курсе динамики реализуемых задач. Даже если каждый раз на планерке вы обсуждаете одни и те же вопросы, это полезно для мотивации работников. Они будут знать, что на каждом совещании должны показать прогресс по сравнению с прошлым разом, а это заставит их работать усерднее.

2. Делегировать контроль. Доверьте подчиненным проверять других и контролировать самих себя. Там, где выполняются повторяющиеся задачи, это можно организовать с помощью чек-листов. Составьте список результатов, которых должен достичь работник и отклонений, которых быть не должно.

3. Установить KPI на разных этапах выполнения задачи. Для работника устанавливают нормативы, которые он должен достичь, и показатели, которые превышать нельзя. Например, для сотрудника колл-центра можно установить KPI: 10 исходящих звонков и 5 минут перерыва в течение часа.

4. Внедрить «тайного покупателя». Один из лучших способов периодического контроля персонала в ритейле. Можно организовать самостоятельно, наняв временного сотрудника, или поручить проверку агентству.

Тайному покупателю дают заполнить анкету, в которой нужно подробно ответить на вопросы о сервисе. Некоторые компании привлекают в качестве тайных покупателей клиентов, поручают им сделать покупку и рассказать о своих впечатлениях.

За это клиентам положен бонус, подарок или денежное вознаграждение. Тайный покупатель: как организовать проверку.

5. Использовать сервисы или отдать контроль на аутсорс. Почти все методы контроля можно реализовать с помощью онлайн-сервисов и программного обеспечения. Для этого есть системы «Босс-контроль», Paypunch, Croco Time, Disciplina.ru и другие.

Например, можно внедрить CRM, которая будет контролировать время работы каждого сотрудника, количество совершенных звонков, оформленных договоров.

Установить терминал на входе, видеокамеры в торговом зале или приложения на смартфоне для водителей.

Автоматические системы контроля позволят меньше времени тратить на проверку, но требуют серьезных первоначальных затрат. Траты окупаются повышением качества продукта и эффективности работы фирмы. Сотрудники будут подходить к работе ответственно, уменьшится количество брака, улучшится качество продукта, а вместе с этим — репутация компании.

Ошибки при контроле персонала

Чрезмерный контроль может навредить эффективности так же, как и его отсутствие. Если заниматься шпионажем, стравливать сотрудников, заставляя их «сдавать» друг друга, есть шанс разрушить нормальную атмосферу в коллективе и потерять лучших сотрудников.

Еще ошибки в организации контроля персонала:

1. Проверка работы, в которой вы ничего не понимаете. Контролировать правильность можно только тогда, когда специалист сам разбирается в процессе. Если доверить менеджеру по продажам проверять работу инженера, он наверняка не сможет обнаружить ошибку.

2. Бессистемный контроль, при котором выявляются только ошибки. Сначала вы целый день следите за работой сотрудника, потом прекращаете совсем.

Но как только возникает ошибка — тут же указываете на нее, наказываете штрафами и выговорами. Ни один человек не выдержит такого давления.

Не давите контролем, не дергайте человека из-за незначительных ошибок и отмечайте положительную динамику — превышение показателей, нестандартные решения.

3. Формальный контроль. Угрожаете сотрудникам, что проверите работу, проконтролируете дедлайн по отчетам, будете бороться с нарушениями дисциплины, но конкретных требований не предъявляете. Пустые угрозы без KPI и нормативов ничего не стоят.

Контролировать работу персонала так же важно, как и проверять результат. Проводите совещания, разработайте систему самопроверки, установите конкретные KPI для работников. Используйте сервисы для автоматизации, чтобы видеть результат на разных этапах работы. Это поможет сделать контроль эффективным, вовремя заметить проблему и устранить её.

Источник: https://school.bigbird.ru/articles/kontrol-personala-zachem-nuzhen-i-kak-organizovat/

Отчет менеджера по продажам: 6 форм контроля для отдела продаж

Контроль работы персонала: получить готовые отчёты в 2 клика?

Отчеты менеджера по продажам нужны для регулярного анализа текущей результативности отдела продаж и устранения «узких мест» в процессе продажи.

В2В продажи сложно управляемы, цикл сделки сегодня может быть от 1-го до 3,6 и более месяцев в зависимости от ниши и продукта. Поведение потенциальных клиентов сложно предсказать. Современные CRM-системы позволяют минимизировать человеческий фактор и контролировать эффективность работы менеджера по продажам с помощью KPI.

В Pipeline Sales Managment может быть более 50-ти (!) разных KPI – показателей, которые вы можете контролировать и прогнозировать.

Отчеты отдела продаж — это конструктор, задача которого наглядно демонстрировать РОПу динамику отобранных под задачи KPI, выявлять их отклонения и планировать мероприятия по их увеличению.

###

Ниже представлены 6 базовых отчетов менеджера отдела продаж. «Зашейте» их в свою СRM-систему, чтобы их выдача происходила автоматически.

Отчет менеджера по продажам: план/факт

Отчет менеджера по продажам о факте выполнения плана продаж должен формироваться в режиме он-лайн. Он подтягивает данные из CRM-системы.

Контроль выполнения плана продаж зависит от цикла сделки.

Если в вашей нише цикл сделки от одной до 2,3-х недель, выставляйте планы на месяц. Если цикл сделки 4 и более месяцев, планируйте планы на квартал с разбивкой по месяцам.

Контроль фактическое выполнение плана осуществляйте ежедневно с помощью отчета «план/факт». Если цикл сделки свыше 4-х месяцев, можете выделять время на анализ планов продаж два в неделю.

Во многих компаниях о факте прихода денег от клиента менеджер узнает от бухгалтера. Обеспечьте интеграцию вашей CRM-системы с 1С:бухгалтерией. И выводите отчет о выполнении плана продаж по каждому менеджеру и по отделу в целом:

Отчет менеджера по продажам: выполнение плана продаж за неделю

Для того, чтобы оценивать вероятность выполнения месячного плана продаж, формируйте отчет по суммам сделок на каждом этапе цикла сделки по каждому менеджеру отдела продаж.

Отчет формируется в формате Pipeline — это горизонтальное представление воронки продаж.

Вам может быть интересно: «Воронка продаж: этапы и управление»

Основная отчетность отдела продаж должна выстраиваться не в «вороночном виде», а в формате Pipeline.

Отчет в пайплайн может формироваться по разным показателям. Он нагляднее чем воронка продаж демонстрирует динамику показателей.

Pipeline — это современный инструмент системы отчетности для В2В продаж.

Вам может быть интересно: «Пайплайн продаж: как использовать в CRM-системе»

Простейший отчет менеджера по продажам в пайплайн показывает сумму сделок на каждом этапе:

Отчет менеджера по продажам: сумма сделок по этапам цикла за неделю

Из отчета план/факт за неделю (см. выше) вы понимаете, что для того, чтобы выполнить план продаж в октябре (3 250 000 руб.), вам необходимо за оставшуюся до конца месяца 4-ю неделю закрыть сделок ещё на сумму 506 300 руб. 

Из сводного отчета по суммам сделок по этапам цикла за неделю вы увидите, что у Потапова, который выполняет план только на 54%, на этапе 4 находится сделок на 446 600 руб.

Значит у Потапова есть резерв для выполнения плана до конца месяца.

Отчет менеджера по продажам по суммам сделок по этапам цикла в Pipeline помогает прогнозировать выполнение плана продаж и оценивать потенциал по закрытию. 

Если вы выведите графическое представление этого отчета, то получите визуально наглядную демонстрацию недоработок менеджеров отдела продаж:

Отчет менеджера по продажам: сумма сделок по этапам за неделю

По графику мы видим, что существует большой разрыв между лидером и отстающим. Потапов – кандидат на «вылет».

Для того, чтобы понять, как повысить эффективность этого менеджера, нам необходимо проанализировать его показатели конверсии и изучить причины отклонений.

На основании анализа причин дать Потапову тренинг наставника по продажам по «узким» местам в техниках продаж, затем месяц на исправления показателей, и, если не справится, заменить его новичками-стажёрами.

Основная отчетность отдела продаж должна выстраиваться не в «вороночном виде», а в формате Pipeline

Визуальные отчеты менеджера по продажам в пайплайн помогают вам держать руку на пульсе он-лайн и своевременно принимать меры по исправлению перекосов.

Отчет менеджера по продажам: конверсия и длина сделки

Отчет менеджера по продажам по конверсии воронки продаж и длине сделок показывает какой процент денег или клиентов переходит на следующий этап процесса продажи, и как быстро это происходит.

Формируйте отчет по каждому менеджеру по продажам и по отделу:

Отчет менеджера по продажам: конверсия и длина этапов продаж

Цифры отчета покажут вам эффективность менеджеров по продажам.

Используйте данные по конверсии (conversion rate) по окончанию отчетного периода и рассчитайте необходимый вам на следующий месяц объем по лидам, звонкам, встречам, ИП (информационным письмам), КП (коммерческим предложениям) и договорам для того, чтобы выполнить план продаж следующего месяца.

В нашем примере в суммарном отчете по всему отделу продаж конверсия из лида в сделку составляет 17%.

Мы можем использовать этот показатель и прогнозировать на следующий месяц необходимое нам количество квалифицированных лидов (Sales Qualifeid Leads), которое должны поставить нам наши Хантеры (менеджеры по продажам) для дальнейшего их утепления и проведения по циклу до закрытия в сделку.

Показатель длины сделки мы контролируем для того, чтобы:

  • понимать длину цикла cделки для определенного канала продаж (по региону и/или сегменту клиента);***
  • для прогнозирования Cash Flow.

Отчет менеджера по продажам: по сделкам и клиентам

Отчет менеджера по продажам по сделкам и клиентам нужно максимально детализировать.

Он содержит в себе максимум информации для анализа и получения полной картины по отделу. В отчете фиксируется вероятность завершения сделки, ее сумма, этап, на котором находится лид.

Отчет менеджера по продажам: детальный пайплайн

Преимущество этого отчета в том, что он дает вам возможность анализировать разные предложения одному клиенту. Эти продажи могут находится на разных этапах, быть разного размера и иметь разную конверсию. Этапам сделки присуждается определенный процент вероятности. Чем выше вероятность тем ближе к закрытию сделка:

Отчет менеджера по продажам: этапы и вероятность сделки

Сегодня пайплайн-отчеты формируется в CRM-системах. Но его можно сделать и в Excel.

До появления CRM-систем мы вели подобный отчет на проектах Active Sales Group по увеличению продаж в ежедневном отчете менеджера по продажам — «Журнал работ». До сих пор во многих компаниях менеджеры по продажам пытаются сохранить информацию по своим действиям и цифра по сделкам в таблицах Excel.

Используйте для построения ежедневного отчета менеджера по продажам удобную форму в Excel:

Отчет менеджера по продажам: журнал работ

Сводный отчет менеджера по продажам за период это диагноз по эффективности работы менеджера и его наставника — РОПа (Руководителя отдела продаж).

Отчет может содержать данные по опережающим и догоняющим показателям за период: количество КП сделанных за период, их сумму, количество сделок в работе, закрытие сделки — их сумму и количество.

Вам может быть интересно: «KPI в продажах: как контролировать менеджера»

Конверсия по сделкам и предложениям — это результирующие показатели. По ним вы судите о результативности отдела продаж.

В нашем случае из 100 выставленных Коммерческих предложений только 25 становятся закрытыми сделками.  При этом конверсия в деньгах всего 14%.

Анализ этих цифр по отчетам каждого менеджера по продажам и их помесячное сравнение позволит вам понять сколько вы теряете сделок и какова динамика ваших продаж.

Отчет менеджера по продажам: сводная статистика за период

Сводный отчет по месяцам по суммам сделок на каждом этапе цикла продажи (Квалификация клиента — Информационное письмо/Презентация — Коммерческое предложение — Сделка — Деньги) по каждому менеджеру по продажам и по отделу даст представление о динамике результативности ваших сотрудников в техниках продаж:

Отчет менеджера по продажам: сводный отчет по суммам сделок на каждом этапе цикла сделки

График построенный на основании этого отчета наглядно покажет наличие сезонности в спросе, а также любые отклонения и дисбалансы, которые могут возникнуть в отделе по разным причинам (уход сотрудника, смена продуктовой линейки, проблемы с маркетингом и проч.):

Отчет менеджера по продажам: динамика по сделкам в разрезе сумма/этап за период

На приведенном графике есть пик в апреле. Необходимо анализировать его причину. Почему, если ваш отдел продаж смог показать такой результат в апреле, в мае и июне вам не удалось удержать этот рост?

Если подобный анализ по прошлому году подтверждает вам наличие такого же пика в апреле, заранее подготовьте маркетинговые мероприятия для мая и июня, чтобы отчеты менеджеров за эти месяца не показывали спад продаж.

Отчет менеджера по продажам: пользовательские отчеты

Для контроля работы своих продавцов вы можете внедрять разные отчеты. Как только вы освоите 6 основных видов отчетов менеджера по продажам, вы сможете настраивать для анализа более детальные персонализированные отчеты, чтобы изучать данные по менеджерам более глубоко.

Вот несколько примеров различных срезов для настройки пользовательских отчетов по менеджерам по продажам:

  • Средний размер сделки;***
  • Время закрытия;***
  • Стоимость привлечения клиентов;***
  • Отчет о победах, потерянных сделках и причинах потерь;***
  • Среднее количество активностей по менеджеру.

Используйте наши рекомендации по внедрению отчетов по менеджерам по продажам для контроля за эффективностью работы вашего отдела продаж.

Источник: https://activesalesgroup.ru/otchyoty-menedzhera-po-prodazham/

10 полезных сервисов, чтобы контролировать сотрудников | Rusbase

Контроль работы персонала: получить готовые отчёты в 2 клика?

В условиях сложной экономической обстановки бизнес вынужден снижать издержки и работать над повышением эффективности. На помощь здесь могут прийти специализированные онлайн-инструменты, которые помогают повышать качество работы сотрудников.

Повышение эффективности офисных сотрудников

Тренд на создание максимально комфортных условий для сотрудников в офисе имеет свои побочные эффекты – иногда чрезмерная забота о коллективе со стороны руководителей приводит к тому, что работники расслабляются и становятся менее эффективными. Для борьбы с подобными явлениями используют ряд специализированных сервисов.

«Босс Контроль»

На входе в большую часть офисных помещений уже давно устанавливаются турникеты, с помощью которых можно собирать данные о посещаемости сотрудников – для прохода в офис нужно приложить пропуск. Проблема здесь в том, что настройка работающих локально систем контроля – не самое простое дело.

В свою очередь, «Босс Контроль» – это облачный сервис, который состоит из терминалов контроля доступа и сервиса обработки данных.

Терминал вешается на стену, сотрудники с его помощью отмечаются на входе, а затем система формирует отчеты о посещаемости.

  Если сотрудник без уважительной причины опаздывает, уходит с работы пораньше или часто ходит на перекуры – это сразу станет известно менеджменту.  В итоге сотрудники больше времени проводят на рабочем месте.

Pay Punch

Биометрическая система учета посещаемости сотрудников и отработанного ими времени. По аналогии с предыдущим инструментом, в офисе также устанавливается специальный прибор, к которому сотрудники прикладывают палец или руку. Таким образом осуществляется контроль отработанного времени, что особенно удобно в случае необходимости расчета заработной платы в почасовом режиме.

Информация о посещаемости сотрудников автоматически передается руководству и бухгалтерии. Поскольку система биометрическая, то обмануть ее, например, попросив коллегу в офисе приложить карточку отсутствующего в нем сотрудника, не получится.

CrocoTime

Однако сам факт нахождения в офисе и на рабочем месте еще не говорит о том, что сотрудник эффективно работает.

Ничто не мешает ему «создавать видимость» бурной деятельности, на самом деле тратя время на не относящихся к работе сайтах или в развлекательных приложениях.

Потери от такого непродуктивно времяпрепровождения могут быть весьма существенными – по разным оценкам, это наносит общий урон экономике страны в сотни миллиардов рублей в год.

Для того, чтобы узнать, какой процент рабочего времени сотрудник потратил на решение бизнес-задач, а сколько «прокрастинировал» на развлекательных ресурсах, помогает сервис CrocoTime. На основе собранных данных он высчитывает коэффициент продуктивности каждого сотрудника, а также предоставляет руководству отчеты о том, какие ресурсы отнимают у работников больше всего времени.

Disciplina.ru

Еще одна система повышения эффективности офисных сотрудников. Disciplina.ru не только собирает информацию об использующихся программах и приложениях, но и следит за соблюдение рабочего графика, а также фиксирует переработки.

Впоследствии создаются отчеты, позволяющие понять структуру рабочего дня каждого конкретного сотрудника – на какие задачи у них уходит больше всего времени, в какие периоды они работают больше или меньше. Эти данные помогают руководству оптимизировать рабочие процессы так, чтобы не перегружать работников, но и не позволять им чрезмерно расслабляться.

Контроль выездных работников

Контролировать офисных сотрудников легче хотя бы по той простой причине, что они находятся в одном месте и, как правило, руководитель может довольно легко с ними пообщаться. Другое дело выездные работы – например, монтаж оборудования, сборка мебели, уборка или доставка.

Здесь сотрудники зачастую имеют большую свободу, что иногда приводит к проблемам – например, некачественному выполнению работ или обманам («халтура» на клиента в обход работодателя с использованием материалов и инструментов компании).

Чтобы повышать эффективность мобильных работников, а также лучше их контролировать, используются специальные инструменты, получившие на Западе название field management software.

Planado.ru

По теме: 10 небанальных приложений, которые сэкономят время

Работа на выезде подразумевает свободу – и именно это часто ценят мобильные сотрудники.

Однако отсутствие начальника, стоящего «над душой», создает различные соблазны.

От банального обмана работодателя – никто не помешает сделать работу, а деньги взять себе в карман – до ошибок при выполнении задачи из-за пропуска каких-то неважных, по мнению мастера, шагов.

Инструменты field management, и в том числе сервис Planado, призваны дать руководителям бизнеса возможность контролировать своих сотрудников и задавать единый стандарт выполнения ими работ.

Сделать это помогают, к примеру, контрольные списки (чек-листы) – в мобильном приложении сотрудника содержится информация по заказу, а также перечислены все шаги, которые нужно проделать, чтобы решить задачу наилучшим образом.

Так исключается ненужная при выполнении однотипной работы (которую, как правило, и делают выездные сотрудники) самодеятельность, и повышается общее ее качество.

Кроме того, в таких условиях новички делают меньше ошибок и быстрее втягиваются в рабочий процесс.

После решения задачи сотрудник создает в приложении фотоотчет, по которому видно, что работа выполнена качественно (собранная мебель, установленное оборудование, чистая после уборки комната и т.п.), и отправляет его в офис.

Таким образом руководство сразу может увидеть недочеты и указать на них. Кроме того, сервис интегрирован с «Яндекс. Картами», что позволяет работодателю видеть передвижения сотрудников в режиме реального времени и оптимизировать их маршруты с учетом пробок.

Это помогает выполнить за день больше заказов.

«Мобифорс»

Сервис «Мобифорс» также помогает компаниям контролировать своих выездных сотрудников. Инструмент предназначен для работы с системой «1С: Предприятие 8». С его помощью руководители могут оперативно распределять задачи между мобильными сотрудниками, контролировать их перемещения, отслеживать статусы выполнения задач, а также обмениваться с ними мгновенными сообщениями. 

Кроме того, система собирает данные о выполнении работы и генерирует отчеты о производительности сотрудников, которые учитывают более 30 различных метрик.

Task24

Сервис Task24 предоставляет своеобразную биржу удаленных заказов. С его помощью мобильные сотрудники могут заходить в систему и разбирать заказы, которые им удобнее выполнить (впрочем, их можно и назначать конкретному работнику). После принятия заказа, мастеру открывается подробная информация о задаче. В процессе выполнения работы сотрудник отмечает в системе свои трудозатраты.

Как и в примерах выше, система отслеживает местонахождение сотрудников на карте. По итогам выполнения работы система генерирует отчеты, которые могут быть использованы, к примеру, для расчета заработной платы. Кроме того, реализован API, который позволяет выгружать информацию в 1С и другие системы, а также интегрировать Task24 с софтом сотрудников call-центра.

Контроль удаленных сотрудников

При работе с удаленными сотрудниками (фрилансерами, личными помощниками и так далее) проблема контроля является одной из основных. Для повышения продуктивности таких взаимодействий представители компаний также могут использовать специализированный софт.

JoDo.Im

Простой сервис с незамысловатым дизайном. Помогает структурировать информацию при работе с удаленными сотрудниками и фрилансерами. Общение руководителя или заказчика с исполнителем проходит в Jabber-чате, где с помощью специальных команд можно ставить работнику задачи, которые не пропадут в логах общения, а будут занесены в базу.

Так, всегда можно восстановить всю последовательность задач и подзадач. При этом система не даст исполнителю отрапортовать о завершении работы, если какие-либо из подзадач не были выполнены.

Отслеживание выполнения плана

Существует большое количество систем для управления проектами. С их помощью руководители могут отслеживать реальную эффективность работы сотрудника, а не только собирать информацию о времени пребывания в офисе или используемых в течение дня программах.

Pyrus

Сервис Pyrus позволяет решать проблему срыва сроков, которая может серьезно вредить бизнесу – очень часто даже важные проекты завершаются позже установленных дедлайнов, что имеет различные негативные последствия для бизнеса.

Pyrus позволяет выявлять сотрудников, которые не укладываются в дедлайны. С помощью подобного софта руководители могут отслеживать задачи и заниматься отладкой бизнес-процессов, а также выявлять сотрудников, которые не успевают выполнить работу в срок.

Повышение эффективности работников ресторана

Ресторанный бизнес традиционно страдает от злоупотреблений и неэффективности работы сотрудников. Случаи плохого обслуживания или банального воровства встречаются сплошь и рядом. Рестораторы стремятся победить эти проблемы с помощью внедрения специальных инструментов контроля.

Jowi

Существует большое количество инструментов контроля персонала для ресторанов. Исторические такие сервисы делились на облачные, когда вся информация хранится на удаленном сервере, и локальные, когда все нужные данные сохраняются прямо в заведении.

У систем каждого типов были свои минусы – при использовании облачных сервисов при проблемах с интернет-соединением работа ресторана может встать, а в случае локального размещения к данным могут получить доступ нерадивые сотрудники, что открывает путь для злоупотреблений.

Поэтому начали появляться гибридные системы вроде Jowi. Они комбинируют оба метода работы с данными – система может работать локально даже без интернета, а при появлении соединения данные закачиваются на облачный сервер. 

Подобные инструменты помогают повысить скорость обслуживания за счет автоматизации процесса приема заказа и его передачи от официанта к повару.

Сценарий использования может быть таким: с помощью планшета с установленным приложением официант принимает заказ, на кухне повару тут же выводится список блюд, а менеджер зала может выставить время, за которое тот должен успеть приготовить заказ.

Затем официанту так же на планшет придет оповещение, и он отправится забирать заказ (а не будет постоянно ходить на кухню, чтобы выяснить, как с ним обстоят дела).

Помимо собственно автоматизации работы, системы контроля предоставляют возможность получения отчетов обо всех важных показателях ресторана – данные по заказам, остатки продуктов на складе и т.д. Все это снижает вероятность обмана – сотрудники не могут утаить часть выручки или, к примеру, воровать продукты с кухни и напитки из бара.

Источник: https://rb.ru/list/doveryaj-no-proveryaj/

Как эффективно контролировать работу удаленных сотрудников

Контроль работы персонала: получить готовые отчёты в 2 клика?

Об удаленной работе мечтают до 90% офисных сотрудников. Возможность работать в удобном месте и с удобным графиком, уделять больше времени себе и своей семье, экономить на транспорте и забыть о бесконечных пробках – все это привлекает людей и заставляет искать варианты «удалёнки».

Для работодателя наличие в штате удаленных сотрудников также несет ряд преимуществ. Снижаются накладные расходы, например, на компьютеры, связь и канцтовары. Уменьшаются расходы на ФОТ – большинство удаленщиков не берут официальные больничные, не просят надбавки и премии, а оплату берут, как правило, за сделанную работу, часто вне зависимости от потраченного на нее времени.

Казалось бы, преимущества для всех. Однако здесь вступает в игру пресловутый человеческий фактор. Часто работодатель понятия не имеет, работает ли в данный момент его удаленный сотрудник или нет.

Человек может писать в чате, что трудится над проектом, а на самом деле сидеть в кафе или работать на другую компанию над более приоритетной для него задачей.

В результате затягиваются сроки сдачи работы, а компания нарушает свои обязательства перед клиентами и партнерами.

Обман со стороны сотрудников иногда отличается особой изобретательностью. Интересен кейс одного из наших клиентов, у которого в службе техподдержки работали и получали зарплату за отработанные часы пятеро сотрудников из Индии.

После получения ряда жалоб от клиентов, выяснилось, что на самом деле вместо пяти человек на рабочем месте присутствовал лишь один сотрудник. Обман был реализован с помощью следующей схемы.

Сотрудник со своего компьютера через программу TeamViewer подключался к компьютеру второго сотрудника, на нем опять запускал TeamViewer и подобным образом подключался к следующему компьютеру.

Поскольку программа TeamViewer в системе мониторинга позиционировалась как «продуктивная», система делала вывод о том, что все сотрудники занимались своим делом и выполняли работу на протяжении всего необходимого времени. Однако по факту на месте находился лишь один специалист, который имитировал работу всей команды.

Как узнать, работают ваши удаленные сотрудники или нет?

Обмануть работодателя, который находится далеко и не имеет прямых инструментов влияния на работу сотрудников, достаточно просто. Для того, чтобы гарантированно защититься от таких ситуаций и построить по-настоящему эффективную систему мониторинга удаленных сотрудников, необходимы специальные инструменты, которые разработаны для решения этой проблемы.

Один из таких инструментов – Kickidler – автоматизированная система учета рабочего времени, которую считают полезной для оптимизации рабочих процессов даже сами сотрудники! Разберем основные возможности Kickidler.

Учет рабочего времени

Функция учета рабочего времени позволяет решать такие задачи, как подсчет рабочих часов, контроль используемых программ, начисление зарплаты.

Как это работает?

Kickidler в режиме онлайн считает время, которое сотрудник провел за работой, а также список всех используемых им программ и приложений.

Для руководителей программа формирует удобный отчет, в котором можно посмотреть эффективность работы каждого сотрудника и начислить зарплату в зависимости от потраченных часов.

Данная функция полностью исключает возможность «приписать» себе несколько лишних рабочих часов или получать деньги за то время, которое сотрудник провел на обеде или путешествуя по развлекательным сайтам вместо работы.

Анализ продуктивности

Программный комплекс Kickidler ведет мониторинг над всеми действиями пользователя в различных сайтах и сервисах.

Система сортирует их на продуктивные, непродуктивные и нейтральные, и  позволяет показывать, например, только те моменты рабочего дня, когда сотрудник работал над определенным проектом или в определенной программе.

Руководитель в любой момент может посмотреть эти данные на удобном графике и проанализировать эффективность работы каждого сотрудника в зависимости от используемых им приложений, программ, сайтов и сервисов.

Запись видео с рабочего стола

В любой момент времени руководитель может посмотреть, что сейчас делает любой из удаленных сотрудников и скорректировать его действия при необходимости. Все видеозаписи с рабочих столов сотрудников сохраняются в системе.

Помимо видеозаписи с экрана программа ведет и запись истории нажатия клавиш (кейлоггер). Это позволяет изучить историю работы сотрудника, его взаимодействия с клиентом или с программой.

Данная функция широко используется при работе над ошибками, когда кто-то из сотрудников ввел неправильную команду, и все перестало работать, или, например, ввел неправильные финансовые данные в отчет.

Контроль нарушений

Функционал Kickidler позволяет выявить нарушения рабочего распорядка в режиме реального времени. Сюда можно включить такие действия, как запуск определенных программ, посещение определенных сайтов, заголовки файлов и т.д.

Каждое обнаружено нарушение можно сразу изучить с помощью видеозаписи с экрана и кейлоггера. Данная функция позволяет оперативно реагировать на возможные угрозы и вовремя предотвращать попытки хищения информации в компании.

Удаленный доступ

Для построения эффективной системы взаимодействия между руководством и удаленными сотрудниками существует функция удаленного управления компьютерами. В один клик руководитель или администратор может подключиться к другому компьютеру, настроить программы, исправить ошибки, восстановить  измененные данные или заблокировать работу сотрудника в случае совершения неправомерных действий.

Kickidler – незаменимый инструмент мониторинга работы удаленных сотрудников

В отличие от уязвимых систем, где руководитель доверяет построенным отчетам, функционал Kickidler позволяет проводить полноценный анализ эффективности работы удаленных сотрудников, оптимизировать взаимодействие в команде, сравнивать данные отчетов с реальной картинкой на экране. Посмотрите полный видеообзор возможностей программы:

Программа контроля удаленных сотрудников Kickidler

Источник: https://www.kickidler.com/ru/info/kak-effektivno-kontrolirovat-rabotu-udalennyix-sotrudnikov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.